چطور فقط در سه ساعت، کار یک هفته را انجام بدیم؟

کلید واژه ها [
انجام سریع کارها
چگونه کارهایمان را سریع انجام دهیم
چگونه کارهایمان را به موقع انجام دهیم
چگونه سرعت عمل خود را افزایش دهیم
چگونه می توانیم کارها را بهتر و سریعتر انجام دهیم
چگونه کارهای خانه را سریع انجام دهیم]

مهم نیست توی خونه کار می کنی یا بیرون توی محل کار ، همیشه یک چیزهایی هستند که تمرکزمون رو از بین می بره و به مرور کیفیت کارمون رو مختل می کنه. خیلی از ما دنبال انجام سریع کارها هستیم و دائما از خودمان می پرسیم چگونه کارهایمان را بهتر و سریعتر انجام بدهیم.

از سال 93 که دیگه برای خودم کار می کردم ، تونستم با انجام یکسری کارها ، پیشرفت زیادی توی کارم داشته باشم پروژه های مختلفی رو برای مشتریانی که داشتم با سرعت انجام بدهم. در حالیکه که کمتر از 40 ساعت در هفته کار می کردم و همزمان در حال مسافرت توی کشورها و شهرهای مختلفی بودم.

اما دلیل موفقیت من ، استفاده از گوشگیر ، قهوه خوردن زیاد یا استفاده یک برنامه مدیریت زمان جادویی نبود. در واقع هیچ کدوم از اینها رو تا حالا من استفاده نکردم.

توی این مقاله می خوام بهت بگم که چگونه کارهایمان را سریع انجام دهیم و مهم تر از اینکه بموقع باشند بلکه بهتر و با کیفیت تر نیز کار کنیم. بهت قول می دهم با انجام کارهایی که در ادامه میگم سرعت عملکردی بهتری خواهی داشت.

مهم نیست که می خواهی کارهای خونه رو سریع انجام بدی یا وظایف شغلی ات فقط همراه من باش.

از کارهای مخرب انرژی و توجه دوری کن

خیلی از ما برای اینکه بتونیم سرعت عمل خودمون رو افزایش بدهیم دنبال این هستیم که یک چیز جدید به زندگی مون اضافه کنیم مثلا یک تقویم کاری ، ساعت هوشمند ، دفتر برنامه ریزی و… اضافه کنیم. اما خیلی وقتها راه حل در اضافه کردن چیز جدید نیست بلکه در حذف کردنه

قبل از اینکه بخوای یک کار جدید کنی ، شروع کن به حذف یکسری کارها کن.

موضوع روز به روز بیشتر کردن نیست بلکه کمتر کردنه
چیزهای غیر ضروری رو بنداز دور

بروس لی

قانون اول : هیچ وقت صبح رو با چک کردن گوشی شروع نکن

بیشتر از 55 درصد مردم آمریکا قبل رفتن سرکار ، ایمیل ها و پیامهایی که براشون اومده رو چک می کنند.

اشکال کار اینجاست که چک کردن گوشی و دیدن پیام ها و واتساپ در اول صبح ما رو به جای اینکه در نقش کننده کار قرار بدهد در نقش پاسخ دهنده می برد. همینطور مغز ما رو پر از کارهای جدید ، استرس زا می کند. در غاب موارد بدون اینکه ما حتی کاری انجام بدیم انرژی ما رو تخلیه می کنه.

جالب ابنجاست چون ما گوشی رو قبل از کار چک می کنیم در خصوص بسیاری از پیامها ، نمی توانیم کار خاصی کنیم و فقط در محیط کار در ذهن ما است که باید کاری کنم که این خودش بخشی از انرژی ذهنی ما را مشغول خودش می کند.

بعدا در همین نوشته حتما به شما می گویم که چه زمانی بهتر است پیام ها را چک کنیم.

قانون دوم : نوتیفیکیشن ها و هشدارهای گوشی رو محدود کن.

گوشی بسیاری از مردم به تنهایی یک کارخونه ایجاد عوامل حواسپرت است. صدای اس ام اس ، واتساپ ، تلگرام و.. هر چیزی که می تونی فکر کنی. انگار یک بچه کوچولوی غر غرو رو توی جیبت گذاشتی.

در یک کلام با این شرایط امکان نداره بتونی تمرکز کنی و کارها رو سریع انجام بدی.

اول از همه باید بدونی ما ادمها برای انجام چندکار باهم ساخته نشدیم. مهم نیست چقدر تلاش می کنی ، اگر قرار باشه هر چند دقیقه یک صدایی از گوشی ات بیاد مطمئن باش نمی تونی تمرکز کنی و باید قید افزایش سرعت عملکرد رو بزنی.

مساله دوم اینکه اگر یک نوتیفیکیشن باعث بشه حتی برای چند دقیقه کارت رو رها کنی زمانی که به کارت بر می گردی تو چند دقیقه از دست ندادی بلکه حداقل 23 دقیقه زمان از دست دادی. چطور؟ در واقع وقتی دوباره می خوای برگردی به کارت وقت زیادی باید صرف کنی تا دوباره ذهنت رو آماده کاری که می کردی کنی و برگردی به همون جایی که قبلا بودی. نتایج تحقیقات جدید نشون دادن تقریبا با هر بار رفت و برگشت بین کار و گوشی ما 23 دقیقه برای تمرکز دوباره نیاز داریم.( منبع )

مساله سوم اینکه به مرور ما دچار اعتیاد به چک کردن گوشی میشیم. در واقع هر بار که ما یک سر به واتساپ یا اینستاگرام می زنیم مغز ما یک عامل شیمیایی مرتبط با لذت و اعتیار ترشح می کنه. این ماده شیمیایی دوپامین نام دارد.( منبع ). به همین خاطر است که بعد از این کار ما احساس خوبی داریم.

به مرور بدن ما به این ماده شیمیایی عادت می کند و تلاش می کند تا دوباره ترشح شود. در نتیجه ما با سرعت بیشتری به سراغ گوشی خود و چک کردن اینستاگرام و فیس بوک می رویم. به همین خاطر است که گاهی ما بدون اینکه پیامی برای ما بیاید دائما واتساپ را چک می کنیم.

بهترین راه حل اینکه که در مواقعی گوشی مون روی حالت هواپیما یا ” مزاحم نشوید do not disturb ” قرار بدیم. این حالت می توان فقط در زمانهایی از روز فعال شود بخصوص صبح زود.

برای افرادی که به هر دلیل نمی خواهند اینکار رو کنند و می خواهند از این قانون رد بشن توصیه می کنم حداقل گزینه نوتیفیکشن برنامه های غیرضروری رو غیرفعال کنند.

قانون سوم : تلویزیون ، اخبار ، روزنامه رو اول صبح نگاه نکن.

برای اینکه بتونیم کارها رو سریع تر انجام بدیم باید یاد بگیریم که روزمون رو با کارهای مهم شروع کنیم. کارهای مهم می تونه انجام یک پروژه برای مشتری ، حل مشکلات کاری ، تماس با همکاران ، خرید مایحتاج خونه و.. باشد.

قطعا کارهای مهم شما چک کردن اینستاگرام ، دیدن اخبار یا دیدن سریال نیست. بنابراین نباید این کارها در اولویت اول شما باشند.

وقتی اول صبح به سراغ این وسایل می ریم بدون اینکه حتی یک قدم برای انجام کارها بر داریم ذهنمون رو با یک مشت اطلاعات بی ارزش پر می کنیم. اطلاعات که جز حواس پرتی برای ما چیزی ندارند.

دیدن تلویزیون ، اخبار یا سریال به ما کمکی در انجام بهتر و سریع تر کارها نمی کنن و بدتر چیزهایی مثل اخبار روز استرس ما رو بیشتر و ما رو بد بین تر می کنن که می تونند بخش زیادی از انرژی و انگیزه ما رو برای انجام کارهای مهم بگیرند.

برای همین اینقدر مهمه که این کارها رو اول صبح انجام ندیم.

قانون چهارم: سه ساعت اول روز رو به کارهای مهم اختصاص بده

این یک قانون طلایی برای افزایش سرعت انجام کارها است. از لحظه ای که از خواب بیدار می شیم ذهن ما تمرکز و امادگی بسیار بالایی برای انجام کارها داره. بخصوص در سه سال اول بیداری ، کارها با سرعت بهتری انجام میشه. به همین خاطره که من تاکید زیادی دارم اول صبح با انجام کارهای بی فایده این انرژی رو از بین نبریم.

وقتی از خواب بیدار شدی چند دقیقه اول رو به زمان ” امادگی برای کار” اختصاص بده. در این زمان می تونیم یکسری کارهای همیشگی مثل خوردن صبحونه ( غذاهای سالم ) ، پیاده روی کوتاه ، خوندن یک نوشته انگیزه بخش یا نوشتن اهداف رو انجام بدیم.

اگه 8 ساعت برای قطع کردن درخت فرصت داشته باشم. چند دقیقه اول صرف تیز کردن تبر می کنم.

ابراهام لینکلن

کارهایی مثل پیاده روی کوتاه قرار نیست وقت طلایی ات رو از بین ببره و یا ذهنت رو آشفته کنه، بلکه کمک می کنه امادگی ات برای کار 100 درصد بشه. کافیه چند دقیقه با فاصله از محل کار پیاده بشی و مابقی راه رو پیاده بری. در پایان متوجه می شی همین کار کوچیک ، چقدر آمادگی ات رو از نظر ذهنی ، احساسی و جسمی برای انجام بهتر و به موقع کارها افزایش میده

قانون پنجم : روز خودت رو طبق برنامه شروع کن.

سعی کن روزت رو طبق یک برنامه مشخص و همیشگی شروع کنی و اول صبح سراغ تصمیم بدون فکر نری. طبق برنامه صبحونه ات رو انتخاب کن ، طبق برنامه همیشگی ورزش ات رو انتخاب کن و دقیقا همون کارهای تکراری همیشگی رو انجام بده!

یکی از دلایل موفقیت ورزشکارهای حرفه همین برنامه ثابت و همیشگی است که اول صبح دارند. در واقع این ورزشکارها حتی لباسی که می پوشند رو هم طبق یک الگوی همیشکی انتخاب می کنن.

یکبار دیگه باید بگم زمان اولیه صبح ما بیشترین انرژی و تمرکز رو داریم. بنابراین نباید این انرژی و تمرکز رو برای تصمیم های غیر ضروری هدر بدیم. چه بخورم؟ الان چه بپوشم ؟ چه کار کنم ؟ کجا برم ؟

واقعیت اینکه ما زمان محدودی از روز رو در بالاترین سطح انرژی و تمرکز هستیم. شاید اینطور برداشت کنی که رعایت این قانون چندان ضروری نیست و این تصمیمات انرژی زیادی از ما نمیگره. من ازت می خوام این قانون رو یک هفته رعایت کن تا ببینی چقدر می تونه سرعت عملت رو افزایش بده.

قانون ششم : کارهات رو به وظایف کوچک و مشخص تقسیم کن.

بسیاری از ما فکر می کنیم دلیل اینکه نمی تونیم کارها رو به موقع تمام کنیم ، تنبلی ، بی انگیزگی و نداشتن اراده است. اما در واقع این دلیل انجام ناقص کارها نیست. دلیل این امر ساده تر از اینهاست :

مشکل بیشتر ما این است که کارهای بزرگ و نامشخص رو توی برنامه روزانه خودمون قرار می دیم.

به نمونه ای از این کارها رو ببین:

• انجام کارهای شرکت
• نوشتن یک مقاله
• انجام کارهای خونه
• پست گذاشتن در اینستاگرام
• خواندن جزوه امتحانی
• و…

مشکل این کارها اینکه انجام اونها کار یک روز نیست و بسیاری شون اهداف بزرگ هستند. بدتر از همه مشخص نیست که چه زمانی اینکارها تمام میشه.

مثلا چه زمانی کارهای شرکت تمام میشه ، کارهای شرکت دقیقا چیه ؟ این کارها می تونه 3 ساعت تا 30 ساعت انجامشون طول بکشه.

در واقع این کارها : بزرگ ، تموم نشدنی ، با مدت زمان نامشخص و بدون معیار برای پایان هستن. طبیعیه که وقتی اول صبح یکی از این کارها رو توی برنامه روزانه خودمون ببینیم خشکمون بزنه و نتونیم هیچ حرکتی کنیم.

پس بیشتر مواقع ما بجای انکه دنبال این باشیم که چگونه کارهامون رو سریع انجام دهیم بدهیم باید یاد بگیرم کارهای روزانه مون رو بصورت واقع بینانه ، انجام شدنی و مشخص ثبت کنیم تا انگیزه بالایی برای انجامشون داشته باشیم.

کارهای روزانه ات رو تبدیل به وظایف کوچک ، شدنی و مشخص کن.

برای نمونه کار ” انجام امورات شرکت ” رو تبدیل به وظایف زیر کن :

• پاسخ به ده مشتری
• سفارش دو کالای ضروری
• پیگیری واریز یک چک
• …

هر کدوم از این وظایف مشخص ، قابل انجام در یک روز و قابل ارزیابی است. مثلا من مشخصا گفتم ده مشتری ، بنابراین با پاسخ به ده مشتری این وظیفه تمام می شود.

در خصوص ” انجام کارهای خانه ” نیز شما باید همین روند رو طی کنید و وظایف مشخصی مانند شستن 20 ظرف ، جارو کردن اتاق خواب یک ، مرتب کردن کتاب های کتابخانه ، قرار دادن 20 لباس در لباسشویی و..

اگر کارهایتان رو به چنین وظایفی تقسیم کنید حتما خواهید دید که :

• چون زمان انجام هر وظیفه مشخص است ( سعی کنید حداکثر 20 دقیقه برای هر وظیفه مشخص کنید). پس از انجام آنها اعتماد به نفس ما بیشتر می شود و در پایان حس بهتری از انجام کارها خواهیم داشت.
• کارهایی بیشتری رو می تونیم به نسبت قبل انجام بدهیم و در نتیجه کارها سریع تر و بهتر انجام میشه.

قانون هفتم : کارها رو اولویت بندی کنید :

یک از بهترین درسهایی که من در انجام سریع تر کارها کمک کرد اصل پارتو یا قانون “20/80” بود. مطابق این قانون 80 درصد نتایج ما درنتیجه 20 درصد کارهایمان بدست می آید. یا به عبارتی ما 20 درصد از کارهایی که ما می کنیم به تنهایی به ما 80 درصد خروجی می دهند.

مشکلی که بسیاری از ما داریم اینکه که کارها رو بدون اولویت و ترتیب مشخصی انجام می دیم. در نتیجه ممکنه در طول روز کارهای زیادی رو انجام بدیم که تاثیر زیادی در خروجی ما ندارند.

در لیست کارهای روزانه ما ، فقط چند کارها هستند که بیشترین تاثیر را روی خروجی ما می گذارند.

بنابراین فقط سه تا از مهم ترین کارها رو انتخاب کن – بیشتر از سه مورد انتخاب نکن – و این سه کار رو در آغاز شروع کن.

در هر روز فقط این سه کار رو بهشون توجه نکن و تا زمانیکه این سه کار رو انجام ندادی سراغ هیچ کار دیگه ای نرو.

هر بار که می خواهی این سه کار رو انتخاب کنی این سوالات رو از خودت بپرس:

• کدوم سه کار هستند که قطعا باید امروز انجام بشن و نمیشه تا فردا صبر کرد؟
• کدوم سه کار هستند که اگر امروز انجامشون بدم و دیگه هیچ کاری نکنم بازهم بخش زیادی پیشرفت کردم؟
• کدوم سه کار هستند که بیشترین تاثیر روی زندگی ام می گذارند ؟

با قرار دادن اینکار ها در ابتدای لیست وظایف روزانه ات مطمئن باش که هر روز بیشترین نتایج رو می گیری.

گفتیم که اول صبح، بیشترین انرژی ذهنی و تمرکز برای انجام کارها رو داریم. بنابراین این زمان رو به همین کارهای مهمت اختصاص بده.

اگر پنج کار مهم و حیاتی را باید امروز انجام بدی ، سه تا از مهم ترینش رو که لازمه امروز روشون کار بشه رو انتخاب کن. اگه هر هر 5 کارت حیاتی هستند باید امروز تموم بشه ، دو تا روز انتخاب کن که به نسبت مابقی اهمیت کمتری دارند و در پایین لیست قرارشون بده. در نتیجه باز هم سه کار مهم خواهی داشت.

من نمی گم که نباید اون دو کار رو انجام بدی بلکه می گم تمرکزت در ابتدا روی سه کار اول باشه و تا زمانیکه این سه وظیفه مشخص شده رو انجام ندی نباید سراغ کارهای دیگه بری.

قانون هشتم : مطابق قانون پارکینسون برای کارهایت زمان کم در نظر بگیر

تا حالا شده برای یک ماه فرصت انجام یک کار رو داشته باشی و بعد کل همون یک ماه درگیر اون کار کوچیکت شده باشی. دلیل این همه اتلاف وقت یک قانون مهم است و آن هم قانون پارکینسون است.

قانون پارکینسون میگه : کارها به اندازه زمانی که بهشون اختصاص می دهید طول می کشند.

به عبارت دیگر : هر چقدر زمان برای تمام شدن یک کار بهش اختصاص بدی همون قدر صرف همون کار میشه. چه سی دقیقه وقت بدی چه سه ساعت چه سه هفته.

پس برای انجام سریع کارها نباید زمان زیادی به یک کار اختصاص بدی. اتفاقا زمانی که می دهی رو کمتر کن.

برای خودت بصورت سخت گیرانه یک زمان و خط قرمز در نظر بگیر و خودت رو مقید کن که تا آن زمان کار رو تموم کنی. نمی خوام کیفیت کار رو خراب کنیم بنابراین تمام تلاشت رو کن که اون کار رو هم سریع تر و هم بهتر انجام بدی.

وقتی این کار رو کردی متوجه میشی که کاری که همیشه با زمان بیشتری انجام میدی چه طور این بار سریع تر انجام میشه.

در بسیاری از موارد اگر این طبق این قانون به پیش بری می بینی حتی کارها رو بهتر هم انجام می دی. چون در حین انجام این کار تمام توجه و تمرکزت روش بوده و می دونستی که وقت زیادی نداری.

قانون نهم : مطابق تکنیک پومودورو از زنگ مدرسه و وقت استراحت بین کارها استفاده کن

من وقتی کار می کنم همیشه از تکنیک پومودورو استفاده می کنم. بر طبق این روش، بهترین بازه زمانی برای کار کردن، ۲۵ دقیقه است – برابر با مدت زمان لازم برای درست‌کردن سس پومودورو یا سس گوجه فرنگی است.- . مطابق این تکنیک ما بعد از 25 دقیقه نیاز به یک استراحت 4 تا 5 دقیقه ای داریم.

با استفاده از زمان سنج ، مدت زمانی را برای کار کردن تنظیم کن، پس از زنگ خوردن، یک استراحت کوتاه کن و دوباره همین روال رو تکرار کن.

این کار بهتون یک حس قوی برای تمرکز میده و در زمانی که استراحت می کنی دوباره انرژی شما افزایش پیدا می کنه.

اگه یادتون باشه ما در مدرسه هم تقریبا از همین قانون استفاده می کردیم. یک کلاس 45 دقیقه ای داشتیم و یک زنگ استراحت ده دقیقه که بهمون کمک می کرد در تموم کلاس ها انرژی و تمرکز داشته باشیم.

در حالیکه طبق این تکنیک شما می بایست در فواصل هر 25 دقیقه ، یک استراحت کوتاه 5 دقیقه ای بکنی – من معمولا هر 50 دقیقه ، 10 دقیقه استراحت می کنم. شما هم به انتخاب خودت می تونی این زمان را تغییر بدی.

در طول زمان استراحت خیلی مهمه که دست از کار کردن بر داری و به معنای واقعی استراحت کنی و سراغ چک کردن گوشی و واتساپ نری.

من خودم معمولا توی این زمان بمدت کوتاهی راه می رم و کمی حرکات کششی انجام میدم.

می تونی این زمان رو از طریق برنامه زمان سنج گوشی تنظیم کنی. اینطور معمولا دیگه نیاز نیست دائما ساعتت رو چک کن. هر بار زمان تموم شد یا صدای الارم گوشی متوجه میشی.

قانون دهم : در هر روز فقط سه بار به سراغ چک کردن واتساپ و پیامهات برو.

خیلی از ما عادت کردیم در حین کار ، دائما سراغ گوشی بریم و واتساپ یا اینستاگرام رو چک کنیم. گفتیم که این کار حواس ما رو در حین کار به یک فضای دیگه می بره و عملا وقتی دوباره سراغ کار می ریم خیلی طول میشکه تا دوباره مغزمون گرم بشه و تمرکز لازم رو برای ادامه کار بدست بیاریم.

تصویر زیر رو ببین. رنگ ابی نشون دهنده زمانهایی است که ما سراغ گوشی می ریم. ببینید که چطور این خطوط ابی مانع ایجاد پیوستگی و تمرکز به کار اصلی شدند.

به جای اینکه دائما در لحظات کوتاه ، گوشی رو چک کنی می تونی در زمانهای مشخصی سراغ این کار بری. مثلا می تونی در طول روز ، گوشی ات رو سه زمان مشخص تنظیم کنی و در این زمانها بصورت اختصاصی سراغ چک کردن شبکه های اجتماعی بری.

من در روزهای اول سراغ برنامه های محدود کننده گوشی مثل برنامه stay focused رفتم. با استفاده از این برنامه می تونی توی زمانهای مشخصی استفاده از واتساپ یا اینستاگرام رو محدود کنی.